Distributeur management: Deel 2 – Aanstellen van een distributeur

De vorige keer hebben we geschreven over het selecteren van een distributeur. Ditmaal “het aanstellen”. Na het selecteren van een distributeur, is het veelal lastig om hen eager te houden en later niet vast te zitten aan een distributeur die niets van zijn mooie woorden waar maakt. Om dit te voorkomen en juist wel de business (samen) met de distributeur aan het rollen te krijgen, zijn heldere afspraken van ‘levensbelang’. Kortom: welke afspraken maak je met de distributeur? Denk hierbij aan allerlei afspraken over onderwerpen als:

  • Sales targets vs inspanningsverplichting: welke omzet en volumes streven jullie na en achten jullie beiden realistisch? Welke inspanningen horen hierbij en vooral wanneer? Wanneer en hoe kan je hun sales force trainen (inclusief binnendienst) zodat iedereen over de juiste verkoopbagage beschikt van je merk en assortiment?
  • Marktinformatie, afspraken en gespreksverslaglegging: wanneer gaat de distributeur met jou assortiment en verhaal naar welke (key) klant en kan je mee ter ondersteuning? Welke informatie krijg je terug (en wanneer) zodat je betrokken blijft en tijdig zaken kan oppakken?
  • Condities en levervoorwaarden: welke inco term spreek je af en wat zijn de minimale bestel- en leverhoeveelheden? Wanneer wordt er betaald (en hoe)? Hoe ga je om met commerciële/financiële ondersteuningsvragen of klachten van de klanten van je distributeur, wie is hiervoor in welke gevallen verantwoordelijk?
  • Prijzen en geldigheid: wat is de looptijd van de prijzen en onder welke voorwaarden kan je dit, tusssentijds, veranderen?
  • Procedures: hoe gaan bestellingen binnenkomen, wat is de respons en levertijd en kan je de order eigenhandig aanpassen indien deze niet conform levervoorwaarden is of producten niet voorradig zijn? en hoe ga je om met samples of ander ondersteuningsmateriaal?
  • Proeftijd en renewal rights: wat als de inspanningen niet worden gedaan of niet conform de afgesproken timing? Hoe kan je onder de samenwerking uit of onder welke voorwaarden heeft de distributeur het recht op verlening?
  • Beeindigingsclausule: als de samenwerking beeindigd, wat moet dan worden overgedragen (bijvoorbeeld Trade Marks, klantinformatie, etc.)? Wat is de opzegtermijn en de uitlooptijd (van verkoop van voorraad)?

Deze aspecten zijn slechts een greep uit wat verstandig is om met je nieuwe handelspartner te bespreken. Volgende keer meer informatie over het managen van de distributeur als deze eenmaal is aangesteld. Hoe zorg je ervoor dat er alles aan is gedaan om hen succesvol te maken en de business van de grond te laten komen.

– Guido –